Seiring berjalannya waktu, event organizer bertransformasi menjadi tim yang lebih baik dalam bekerja. Dengan cara menggunakan inovasi teknologi dalam manajemen acara. Selain meningkatkan kemudahan petugas EO, inovasi ini juga mampu meningkatkan kecepatan dan pengalaman pengunjung serta pemilik acara.
Lalu apa saja teknologi yang digunakan? Artikel ini akan membahas selengkapnya untuk Anda.
Teknologi Pendukung Event organizer
Mudah, cepat, dan memberi pengalaman berkesan bagi para tamu undangan. Ternyata ini beberapa teknologi yang sering digunakan oleh event organizer.
Software Manajemen Acara
Software manajemen acara merupakan inovasi teknologi dalam manajemen acara yang menjadi pilihan bagi para EO. Tujuannya adalah untuk mempermudah calon peserta mengetahui, melakukan registrasi, hingga datang ke lokasi acara. Biasanya menggunakan software khusus yang dirancang untuk berbagai kebutuhan.
Salah satunya adalah melakukan registrasi online. Peserta tidak harus datang jauh-jauh ke lokasi pendaftaran. Cukup mengunjungi website penyelenggara untuk melakukan registrasi online serta melengkapi berkas-berkas jika memerlukan.
Selain itu, software ini juga berfungsi untuk mempermudah penjualan tiket, memberikan informasi jadwal agar peserta bisa dengan mudah mengaksesnya, dan melakukan evaluasi setelah selesai acara.
Aplikasi Mobile
Selain menggunakan software manajemen acara, perlu juga mempertimbangkan untuk menggunakan aplikasi mobile. Selain bisa mendekatkan calon peserta kepada penyelenggara, aplikasi ini juga memiliki banyak fitur yang akan mempermudah proses komunikasi dua pihak.
Baca Juga : Perbandingan EO Lokal vs EO Nasional dengan Internasional
Salah satu fitur yang paling banyak membantu adalah fitur informasi acara. Pada fitur ini peserta akan dengan mudah memperbarui informasi terbaru terkait acara. Peserta bisa mendapatkan notifikasi terkait informasi terbaru acara. Selain itu, terdapat juga fitur yang memudahkan para peserta untuk saling berinteraksi dengan peserta lainnya.
Penggunaan Teknologi Augmented Reality (AR) dan Virtual Reality (VR)
Tidak hanya untuk kebutuhan hiburan saja. Ternyata teknologi augmented reality (AR) dan virtual reality (VR) juga bisa dimanfaatkan oleh event organizer. Yang bisa memberi pengalaman lebih interaktif imersif bagi peserta. Misalkan menyediakan tur virtual sebelum acara berlangsung.
Selain itu, teknologi ini juga memungkinkan pihak penyelenggara untuk menawarkan kios interaktif. Menampilkan informasi tambahan pada stan dan kios virtual. Dan yang paling canggih lagi, teknologi ini juga memungkinkan peserta tidak perlu hadir di acara real. Karena bisa berpartisipasi tanpa harus hadir secara fisik.
Pendaftaran dan Check-in Digital
Teknologi check-in mampu meminimalisasi kesalahan pada proses pendaftaran secara manual. Proses pendaftaran bisa lebih cepat dan mampu memangkas banyak waktu. Selain itu, proses pendaftaran digital ini juga mampu meningkatkan akurasi data. Mengurangi kesalahan yang mungkin bisa terjadi saat proses pendaftaran non digital.
Dan yang tidak kalah penting adalah, pendaftaran secara digital mampu memberikan pengalaman yang lebih maksimal pada peserta. Peserta akan merasa prosesnya lebih mudah, cepat, dan akurat. Sehingga mampu memberikan kenyamanan dan kepuasan pada semua tamu undangan.
Live Streaming
Semenjak Covid-19 merambah ke seluruh dunia, penggunaan live streaming menjadi hal yang biasa pada sebuah acara publik. Selain lebih mudah, live streaming juga bisa menjadi inovasi teknologi dalam manajemen acara yang fleksibel.
Ada banyak manfaat yang bisa Anda dapatkan dengan menggunakan live streaming. Salah satunya adalah jangkauan yang lebih luas. Tidak hanya satu titik lokasi saja. Tapi juga menjangkau hingga seluruh dunia. Memungkinkan Anda untuk membuat sebuah event yang jangkauannya seluruh dunia.
Selain itu, live streaming juga menyediakan content on demand. Di mana peserta bisa kembali melihat sesi acara yang mungkin terlewati karena suatu hal. Dan yang tak kalah penting adalah adanya interaksi real time. Di mana peserta bisa menggunakan fitur chat untuk bertanya atau berinteraksi langsung saat acara.
Teknologi Analitik dan Pelaporan secara Real Time
Event organizer juga menggunakan teknologi Analitik dan pelaporan secara real time. Tujuannya adalah memberi informasi secara real time terkait apapun yang berhubungan dengan acara. Seperti jumlah peserta yang hadir secara fisik maupun virtual, melihat keterlibatan peserta secara langsung selama acara, serta mengumpulkan timbal balik dari peserta.
Hal ini memungkinkan penyelenggara untuk mengevaluasi jalannya acara. Teknologi ini juga memungkinkan bagi pihak penyelenggara untuk mengidentifikasi bagian layanan mana saja yang perlu ditingkatkan dan bagian layanan mana yang sepertinya tidak diperlukan lagi.
Baca Juga : 6 Tips Efektif Wawancara dengan EO untuk Negosiasi Harga dan Layanan
Penggunaan Chat Bot dan AI
Penggunaan AI semakin merambah ke banyak bidang. Yang terbaru adalah penggunaan untuk meningkatkan kualitas sebuah acara. Memberikan efisiensi dan pengalaman layanan yang lebih baik. Dengan chat bot, panitia bisa menjawab pertanyaan umum secara otomatis.
Selain itu, AI juga bisa membantu dalam hal manajemen logistik secara kompleks. Chat bot dan AI mampu memberikan layanan secara responsif, cepat, dan tepat kepada seluruh peserta, penyelenggara, dan panitia.
Tidak hanya 7 inovasi teknologi dalam manajemen acara di atas saja. Masih ada teknologi lain yang sering digunakan untuk meningkatkan kualitas sebuah event. Namun hanya 7 teknologi di atas saja yang paling sering ada untuk sebuah event yang kompleks.