Kini membuat acara dengan bantuan jasa event organizer (EO) banyak yang mencarinya. Bahkan peran jasa event organizer terbaik semakin vital dalam memastikan kesuksesan dan lancarnya suatu kegiatan. Meskipun begitu, peran EO yang punya tanggung jawab besar dalam merencanakan dan melaksanakan acara.
Akan tetapi, tidak jarang terjadi EO kerap melakukan suatu kesalahan yang akhirnya membuat acara menjadi berantakan. Hal inilah yang nantinya akan merugikan banyak pihak, tidak terkecuali dengan pihak kita sebagai tuan rumah. Nah dalam artikel ini kita akan membahas masalah apa saja yang kerap jasa EO hadapi lengkap dengan peran pentingnya.
Mengapa Susunan Acara Penting dalam Perencanaan Acara?
Mengapa adanya susunan acara itu menjadi penting untuk kesuksesan sebuah acara? Jawabannya tentu saja karena agar tidak terjadi kesalahan kesalahan seperti berikut ini.
Java Mice Pro – +6285799991272
Komunikasi Tidak Bisa Berjalan dengan Baik & Lancar
Satu dari sekian banyak masalah ialah masalah komunikasi. Ini menjadi yang utama dan sering jasa event organizer terbaik hadapi adalah kurangnya komunikasi yang efektif. Komunikasi yang buruk antara EO, klien, dan pihak terkait lainnya dapat menyebabkan kesalahpahaman, keterlambatan, dan ketidaksesuaian dalam pelaksanaan acara.
Jadi sudah jelas kalau peran komunikasi ini sangat penting. Untuk itulah, penting bagi EO untuk menjaga saluran komunikasi yang terbuka dan efisien agar semua pihak terlibat dapat memahami tujuan dan harapan dengan jelas.
Perubahan pada Menit Akhir
Acara biasanya selalu terencana, namun seringkali terjadi perubahan secara mendadak pada elemen acara. Sebut saja dengan jadwal, lokasi, atau bahkan temanya sendiri. Jasa EO tentu wajib punya sisi fleksibilitas untuk mengatasi perubahan-perubahan tersebut tanpa mengorbankan kualitas acara yang tersusun sebelumnya. Kesiapan untuk merespon perubahan pada last-minute tentu menjadi kunci untuk menghindari hambatan yang dapat mempengaruhi sukses atau tidaknya suatu acara.
Baca Juga : Memastikan Suksesnya Event Internasional dengan Pengalaman dan Profesionalisme
Anggaran Menjadi Kendala yang Besar
Anggaran kerap menjadi masalah yang umum. Terkadang kita sebagai klien memiliki ekspektasi yang tinggi, namun terbentur dengan jumlah anggaran yang terbatas. Di sinilah peran EO yang harus pintar ketika akan mengelola anggaran agar tetap efektif dan mencapai tujuannya. Tentunya dengan tidak sampai mengorbankan kualitas dari acara tersebut. Posisi semua pihak yang terlibat secara kreatif dan cerdas akan menjadi tolak ukur dalam menyelesaikan masalah anggaran ini.
Logistik harus Selalu Terkoordinasikan dengan Baik
Tim dari manajemen logistik menjadi tantangan tersendiri bagi jasa EO. Sebut saja dari transportasi, akomodasi, sampai dengan kebutuhan teknis, yang meliputi peralatan audio-visual, semuanya itu peru koordinasi yang baik. Jangan sampai adanya kesalahan dalam manajemen logistik ini yang akan mengakibatkan tidak nyamannya banyak orang yang terlibat dalam acara ini.
Kualitas Vendor dan Mitra Kerja
Sudah bukan rahasia jika jasa EO memang bergantung pada vendor dan mitra kerja lainnya. Jika kerja sama dengan mereka berjalan mulus maka acara pun akan berlangsung sukses. Begitu juga sebaliknya. Untuk itulah, pemilihan vendor yang dapat diandalkan menjadi tantangan yang tidak mudah untuk jasa EO. Vendor haruslah kompeten dan dapat bekerja sama dengan EO secara sinergis.Dengan memastikan kualitas kerja sama semua pihak yang terlibat akan menjadi kunci untuk menghindari masalah yang mungkin muncul selama acara.
Kemampuan Penting Jasa Event Organizer Terbaik
Agar masalah tersebut tidak terjadi ketika acara berlangsung, sudah tentu jasa EO membutuhkan sejumlah keterampilan khusus. Dan berikut ini adalah keterampilan penting yang wajib EO miliki agar acara yang tersusun berjalan dengan sukses.
Kreativitas Nomor Satu
Kreativitas sudah tentu harus jasa EO miliki dan itu tidak bisa mendapat toleransi. Kemampuan ini menjadi aspek kunci dalam industri penyelenggaraan acara. Kemampuan untuk menghasilkan ide-ide segar, tema-tema yang unik, serta konsep yang inovatif akan membantu acara tersebut menjadi berkesan dan menarik bagi peserta.
Komunikasi yang Baik
Jasa EO harus punya kemampuan komunikasi yang sangat baik agar bisa menjadi EO yang mendapat acungan jempol dari kita sebagai klien. Sebut saja dalam interaksi dengan klien, berkoordinasi dengan tim di internal, maupun berkomunikasi dengan pihak eksternal lainnya, seperti vendor dan juga dengan sponsor. Skill inilah yang akan membantu memastikan pemahaman yang jelas tentang tujuan acara dan harapan dari klien.
Perhatikan Manajemen Waktu
Manajemen waktu yang efektif sangat penting dalam industri penyelenggaraan acara. Kenapa demikian? Ya karena seringkali akan berhubungan dengan jadwla yang super padat serta detail yang diminta klien. Di sinilah EO harus mampu merencanakan setiap tahap demi tahap dengan cermat, identifikasi yang menjadi prioritas, serta juga bisa memastikan semua elemen acara berjalan sesuai jadwal yang sudah tersusun.
Java Mice Pro – +6285799991272
Bisa Bernegosiasi Menjadi Nilai Plus
Peran inilah yang menjadi penting untuk EO miliki. Negosiasi yang kuat sangat perlu dalam berurusan dengan banyak pihak, termasuk di antaranya vendor, sponsor, dan juga dengan tempat penyelenggaraan. Jika bisa bernegosiasi dengan baik maka itu akan bisa menolong untuk mendapatkan kesepakatan terbaik dalam banyak hal. Sebut saja biaya, layanan, dan fasilitas akan berdampak langsung pada kesuksesan acara tersebut.
Wajib Memiliki Kemampuan Problem Solving
Setiap acara dapat menghadapi tantangan dan hambatannya tersendiri dan tidak terduga. Untuk itulah, jasa EO perlu memiliki kemampuan problem solving untuk mengatasi masalah yang kerap datang secara tidak terduga. Tentunya penyelesaian dengan cepoat dan efektif menjadi keharusan.
Detail-Oriented Itu harus Ya!
Adanya kesalahan kecil bisa menjadi besar dalam menyelenggarakan sebuah acara. Oleh karena itulah, sebagai EO harus sangat detail-oriented, perhatikan setiap aspek dari perencanaan acara tersebut, mulai dari persiapan logistik sampai dengan desain dekorasinya.
Pemahaman tentang Teknologi
Kini sudah memasuki era digital, sudah pasti pemahaman tentang teknologi dan penggunaan alat-alat digital dalam perencanaan acara menjadi sangat penting. Kita bisa cek semuanya itu mulai dari pemasaran online bahkan sampai penggunaan aplikasi manajemen acara. Dengan dukungan tekno dan EO bisa menguasainya maka pasar event dan juga rangkaian acara bisa didapatkannya.
Dengan adanya keterampilan dari jasa event organizer terbaik tersebut memang tidak serta merta menjamin akan sukses. Akan tetapi, setidaknya akan mewujudkan 99% acara akan sukses, seperti yang sudah Java Mice Pro lakukan selama bertahun-tahun ini.
