Dalam menangani sebuah acara besar, event organizer sebut saja dengan event organizer Semarang tentu tidak bekerja sendirian. Mereka akan mencari mitra-mitra kerja yang sesuai dengan kebutuhan dan konsep acara atau lazim kita sebut dengan vendor.
Apa Itu Vendor Acara?
Vendor acara merupakan orang atau badan usaha yang bergerak di bidang supply chain management. Dengan kata lain, vendor bertindak sebagai pemasok barang dan jasa. Pada praktiknya, vendor bisa berdiri tunggal maupun terikat dengan perusahaan lain seperti event organizer, instansi pemerintah, hotel, dan sebagainya.
Vendor yang berdiri tunggal dapat bekerja sama dengan pihak ketiga manapun. Sementara vendor yang telah bergabung pada perusahaan lainnya, bekerja untuk perusahaan itu sendiri.
Mutu vendor turut mempengaruhi hasil akhir sebuah acara dan reputasi EO. Sebab itu, EO MICE Semarang sebagai Event Organizer Semarang enggan main-main memilih vendor. Agar tepat sasaran, event organizer harus mempertimbangkan 7 hal berikut ini terlebih dahulu:
Sesuaikan dengan Kebutuhan
Java Mice Pro – +6285799991272
Vendor memang banyak di mana-mana. Namun, tidak sesuai vendor yang ada tersebut sesuai dengan kebutuhan event organizer. Maka jangan heran jika Java MICE pro terkadang harus melibatkan vendor-vendor dari luar pulau bahkan luar negeri untuk menemukan yang paling tepat.
Selain atas dasar kebutuhan, EO juga perlu mempertimbangkan antara konsep acara dengan kemampuan vendor tersebut menyediakan barang atau jasa. Sehingga terbentuk kesesuaian antara konsep acara dengan perlengkapan yang tersedia.
Misalnya saja, klien ingin mengadakan event ulang tahun sweet seventeen. Maka vendor yang EO butuhkan tidak akan sama dengan vendor untuk pesta pernikahan.
Baca Juga : Cara Mencari Layanan Jasa Live Streaming Webinar Semarang Dengan Mudah.
Sesuaikan dengan Kapasitas Produksi Vendor
Kapasitas produksi vendor berbeda-beda antara satu dengan yang lainnya. Ada vendor yang mengutamakan kualitas ketimbang kuantitas. Vendor seperti ini layak menjadi pilihan, namun slotnya sangat terbatas. EO harus gercep jika ingin pakai layanannya.
Ada juga vendor skala besar yang sudah biasa bermitra dengan beberapa EO sekaligus dalam waktu berdekatan. Hanya saja saking seringnya perlengkapan mereka mendapat sewa, kesannya tidak eksklusif lagi. Hanya dengan melihat, orang bisa menebak siapa vendor kursi, tenda, sound system yang terpakai EO pada suatu acara.
Lama Waktu yang Vendor Butuhkan
Selaku event organizer MICE semarang yang profesional, ketepatan waktu adalah pakem yang sangat terjaga. Begitu hari H tiba, semua yang menjadi kebutuhan klien harus sudah ada di depan mata. Bahkan untuk mengantisipasi kemungkinanan-kemungkinan yang tak terduga, EO sudah mempersiapkan segala alternatifnya.
Begitu pentingnya pengaturan waktu, maka EO wajib menyeleksi vendor berdasarkan panjang waktu yang mereka butuhkan untuk persiapan. Vendor-vendor besar umumnya bisa bergerak cepat lantaran kuantitas SDM dan perlengkapan mereka sangat memadai. Mereka juga sudah biasa terlibat dalam banyak event sehingga mereka paham memanfaatkan waktu untuk bisa memenuhi semua kebutuhan EO.
Java Mice Pro – +6285799991272
Sesuaikan dengan Budget yang Tersedia
Selain mengutamakan kualitas vendor, event organizer juga perlu mempertimbangkan berapa tarif yang ditawarkan vendor tersebut. Apakah memungkinkan dengan tarif yang ada atau tidak. Pertimbangan ini bukan semata-mata karena EO cari keuntungan saja, tapi juga agar tidak terlalu membebani klien.
Untuk mendapatkan harga ideal, EO memang perlu banyak-banyak mengumpulkan informasi dan berjejaring dengan vendor-vendor yang ada. Biasanya jika EO sudah cocok bermitra dengan suatu vendor, maka EO bisa mendapatkan harga yang lebih friendly.
Event Organizer Semarang selalu Melihat Reputasi Vendor
Baik-buruk sebuah bidang usaha dapat kita ukur dari reputasinya selama ini. Vendor-vendor berpengalaman pastinya sudah mengantongi reputasi bagus. Tingkat kegagalannya rendah dan berani bertanggung jawab atas apa yang menjadi kewajibannya.
Sebagus apa kualitas layanan vendor memang lebih afdol kita rasakan sendiri melalui pengalaman bekerja sama dengan vendor tersebut. Namun, kita juga bisa mengantongi informasi berdasarkan rekomendasi dari teman atau kerabat yang pernah menggunakan jasa sebuah vendor.
Pilih Vendor yang Melek Hukum
Dalam hubungan kerja sama, sangat asyik bila kita bermitra dengan pihak-pihak yang melek hukum. Sebab orang yang melek hukum pasti akan berusaha menghindari yang namanya pelanggaran-pelanggaran. Meminimalkan munculnya gugatan-gugatan di belakang hari.
Vendor-vendor yang melek hukum ini biasanya bekerja berdasarkan hitam di atas putih dengan klausul-klausul yang tersepakati bersama. Bersedia melampirkan bukti transaksi, serta menerapkan sistem refund apabila ternyata ada hal-hal tertentu yang ternyata tidak mampu penuhi.
Sebaliknya, EO harus menghindari vendor-vendor yang terbiasa bekerja berdasarkan perjanjian lisan saja. Sebab, sewaktu-waktu vendor melakukan wanprestasi, EO tidak punya bukti yang kuat untuk menggugatnya.
Baca Juga : 8 Persiapan yang harus Event Organizer Semarang Lakukan Saat Handle Acara.
Java Mice Pro – +6285799991272
Komunikatif
Terakhir, EO MICE profesional prefer pada vendor-vendor komunikatif yang bisa berdiskusi. Bijak dalam merepons keluhan. Bekerja sama dengan vendor-vendor seperti itu bukan hanya asyik, tapi juga menghemat waktu pengerjaan.
So, agar eksistensi event organizer Semarang pun terbilang panjang, cermatlah dalam memilih vendor. Sebab event organizerlah yang bertanggung jawab penuh atas kepuasan klien. Klien tinggal terima beres.
