5 Peran Event Organizer dalam Sebuah Pertunjukan Sangat Penting

5 Peran Event Organizer dalam Sebuah Pertunjukan Sangat Penting

Peran event organizer dalam sebuah pertunjukan seni memang sangat penting. Baik seni tari, seni musik, atau seni lainnya yang melibatkan banyak pengunjung. Tidak hanya menyusun konsep acara saja. Tapi juga bertanggung jawab terhadap semua prosesi acara dari awal hingga akhir sesuai dengan konsep dan ekspektasi.

Pertunjukan seni yang melibatkan banyak orang memang bukanlah hal yang mudah. Karena selain harus sesuai dengan konsep dan tema, kadang juga melibatkan banyak pengunjung maupun pemeran dalam seni pertunjukan tersebut. Sehingga diperlukan peran event organizer berpengalaman agar hasilnya lebih memuaskan.

Apa Peran Event Organizer dalam Sebuah Pertunjukan?

Lalu apa peran event organizer dalam sebuah pertunjukan seni? Berikut pemaparan selengkapnya.

Merencanakan Acara

Hal pertama yang dilakukan oleh event organizer adalah mengadakan pertemuan dengan penyelenggara terkait perencanaan acara. EO akan mencatat apa saja visi atau tujuan penyelenggaraan pertujukan acara seni tersebut. Dengan mengetahui visi ini, EO akan mengetahui pula tema, konsep artistik dan berbagai detail lainnya.

Tak hanya itu. Dengan mengetahui detail acara, EO juga mengetahui detail acara, apa saja yang harus ada untuk kebutuhan produksi lalu mencari vendor di mana saja. Termasuk juga menemukan lokasi yang tepat, bagaimana perizinannya, hingga berapa besar total biaya yang diperlukan untuk penyelenggaraan pertujukan ini.

Penentuan lokasi ini sangat penting. Karena EO harus mempertimbangkan berapa kapasitas maksimal dari sebuah area pertunjukan. Apakah sesuai dengan kebutuhan acara atau tidak. Apakah bisa sesuai dengan konsep atau tidak. Termasuk apakah memungkinkan adanya panggung, pencahayaan yang maksimal, hingga detail lainnya.

Menentukan Vendor Terbaik

Untuk bisa mewujudkan tema konsep ini, EO juga harus berpikir menemukan vendor yang tidak hanya tepat. Tapi juga berpengalaman pernah menjadi partner EO sejenis. Seperti penyewaan lighting, panggung, dekorasi, dan lain sebagainya. Dan semua perencanaan ini harus selesai jauh-jauh hari sebelum hari pelaksanaan.

Setiap vendor harus memahami bagaimana tugas utamanya. Detail teknis apa saja yang harus mereka kerjakan dan waktu paling tepat untuk datang ke acara tersebut. Vendor juga harus memahami konsep seperti apa yang diinginkan oleh EO dan penyelenggara. Maka dari itu, EO harus memastikan vendor yang terpilih memiliki kualifikasi dan kemampuan menjalankan pertunjukan seni.

Sesampainya di lokasi, EO harus memastikan semua vendor bisa bekerja dengan baik. Seperti check sound system, panggung yang kokoh, serta dekorasi yang mendukung pertunjukan tersebut. Semua harus sudah sesuai dengan kebutuhan yang diinginkan oleh penyelenggara.

Pengelolaan Acara

Peran event organizer dalam sebuah pertunjukan selanjutnya adalah sebagai pengelola acara. EO harus memastikan bahwa semua persiapan telah selesai sebelum acara berlangsung. Tidak hanya mengelola acara saja. Tapi juga mengatasi berbagai masalah yang sewaktu-waktu bisa terjadi.

Misalkan bagaimana jika penonton melebihi kapasitas? Bagaimana menjaga keamanan di lokasi acara? Bagaimana jika tiba-tiba lighting mati dan berbagai kendala lainnya. Meski semua telah dipersiapkan dengan baik, kadang masalah seperti ini bisa muncul tiba-tiba.

EO harus bekerja sama dengan vendor untuk menyelesaikan berbagai masalah yang terjadi. EO harus memiliki kemampuan merespon dan berpikir cepat untuk menyelesaikan semua masalah-masalah tersebut. Tanpa kemampuan berpikir cepat, EO akan kesulitan mengatasi semua kendala tersebut.

Evaluasi Pasca Pertunjukan 

Tidak hanya sampai pada menjalankan acara saja. Peran EO juga diperlukan setelah acara pertunjukan selesai. Untuk apa? Tentu saja untuk mengevaluasi jalannya acara pertunjukan. Melihat kembali bagian apa saja yang belum bisa berjalan sesuai rencana serta apa saja yang telah berjalan sesuai rencana.

EO juga harus meminta umpan balik kepada penonton, penyelenggara, vendor, atau siapa saja terkait kinerjanya menangani acara pertunjukan ini. EO harus mau menerima semua kritik dan memperbaiki jika memang ada sesuatu masalah akibat kesalahannya. Termasuk juga melakukan ganti rugi jika terbukti karena kesalahannya.

Bagi EO yang sudah biasa terbiasa menangani acara pertunjukan, tentu saja lebih fasih menerjemahkan semua rencana menjadi realita. Tapi bagi yang belum pernah, membutuhkan waktu dan energi yang tidak sedikit untuk bisa menangani seni pertunjukan yang profesional.

Promosi Pertujukan 

Peran event organizer dalam sebuah pertunjukan juga meliputi promosi. EO juga bertanggung jawab untuk meningkatkan kesadaran membeli tiket. Serta meningkatkan minat penonton potensial untuk menonton pertunjukan ini dengan berbagai cara. Baik cara offline maupun cara online.

Cara offline biasanya meliputi pembuatan baliho, Billboard, spanduk, ataupun selebaran. Tujuannya adalah memberi informasi kepada masyarakat terkait adanya pertunjukan seni yang akan diselenggarakan di waktu dan lokasi tertentu. 

Sedangkan cara online bisa menggunakan berbagai trik media sosial. Seperti membuat video teaser untuk promosi di berbagai platform internet. Juga bisa membuat gambar-gambar pamflet elektronik untuk memberi pengumuman terkait pertunjukan seni yang akan dilakukan.

Selain itu, EO juga berperan mencari sponsorship dari berbagai pihak yang relevan. Mencari pendanaan agar pertunjukan bisa berjalan dengan maksimal. Pendanaan dari sponsor ini bisa didapatkan dari mana saja. Mulai dari pihak pemerintah, perusahaan, atau berbagai sanggar seni yang berminat mendukung pertunjukan tersebut.

Event organizer seperti Java Mice Pro bisa memberi peran yang cukup penting bagi sebuah pertunjukan. Tidak hanya sebatas menyusun rencana. Tapi juga bertanggung jawab agar pertujukan ini bisa berhasil sesuai dengan rencana. Termasuk juga mempromosikan dan mencari sponsorship yang bisa mendanai pertujukan ini. 

Maka tak heran jika peran event organizer dalam sebuah pertunjukan sangat menentukan apakah pertunjukan sesuai dengan ekspektasi atau tidak.

Tertarik Pakai Jasa EO? Ketahui Dulu Jenis-jenis Event Organizer

Tertarik Pakai Jasa EO? Ketahui Dulu Jenis-jenis Event Organizer

Mengenal jenis-jenis event organizer dan contohnya adalah informasi yang sangat penting bagi Anda yang ingin mengadakan event tertentu. Mulai dari acara pernikahan, konser musik, hingga acara di kantor. Dengan menggunakan jasa event organizer, acara menjadi lebih tertata, konseptual, hingga memberi kesan terbaik bagi Anda sebagai penyelenggara maupun tamu undangan.

Event organizer mampu memberi nilai tambah dalam hal perencanaan, pengorganisasian, hingga pelaksanaan acara tersebut. Sehingga acara bisa terselenggara sesuai dengan ekspektasi tanpa harus membebani rasa lelah kepada penyelenggara. 

Lalu apa itu event organizer serta apa saja jenis-jenis event organizer dan contohnya? Artikel ini akan membahas selengkapnya untuk Anda.

Apa Itu Event Organizer?

Secara sederhana, event organizer adalah sebuah perusahaan ataupun individu yang tugasnya adalah melakukan perencanaan, mengatur, serta melaksanakan sebuah acara dari awal hingga selesai. Konsep ini tergantung jenis dan tema acara yang akan dilaksanakan oleh owner atau yang punya acara.

Event organizer akan melakukan semua perencanaan sebelum acara, pengorganisasian selama acara, serta pelaksanaan dan evaluasi setelah acara selesai. Untuk bisa menjalankan tugasnya dengan baik, event organizer akan bekerja sama dengan berbagai vendor sesuai kebutuhan.

Event organizer akan berkonsultasi dengan pihak penyelenggara untuk menentukan konsep seperti apa yang sesuai dengan keinginan penyelenggara. Dengan berbagai pengetahuan dan pengalaman selama bertahun-tahun, event organizer (EO) akan memahami betul-betul bagaimana sebuah acara tidak hanya bisa terlaksana dengan baik. Tapi juga memberi kesan.

Jenis-jenis Event Organizer dan Contohnya

Seperti yang telah dijelaskan di atas, EO ini memiliki banyak jenis sesuai dengan acara yang akan terselenggara. Berikut beberapa jenis-jenis event organizer dan contohnya yang paling populer di masyarakat kita.

Marketing Event

Merupakan event yang diselenggarakan oleh perusahaan untuk memperkenalkan produk barunya atau memperkenalkan bisnis barunya. Marketing Event ini melibatkan calon konsumen baru maupun konsumen lama yang telah loyal membeli produk perusahaan tersebut selama bertahun-tahun.

Sebenarnya event marketing seperti ini bisa terlaksana oleh pihak perusahaan sendiri. Namun ada kalanya perusahaan tidak memiliki banyak sumber daya dan waktu untuk membuat sebuah konsep yang sesuai dengan kebutuhan marketing. Maka tak heran jika banyak perusahaan yang memilih jasa EO untuk menyelenggarakan event ini.

Contoh marketing event adalah event pengenalan bisnis baru kepada masyarakat. Atau mengenalkan produk baru dari bisnis yang telah lama berkembang. Dengan cara ini, masyarakat sekitar akan memiliki informasi tambahan terkait produk yang mungkin dibutuhkan untuk menunjang kehidupan sehari-hari.

Baca Juga : Memilih Event Organizer Solo – Panduan Lengkap untuk Acara Terbaikmu

Sport Event

Dari namanya saja sudah bisa tahu bahwa sport event adalah EO yang menyelenggarakan event-event olahraga. Atau menyelenggarakan acara yang berhubungan dengan olahraga. Event ini hanya berlangsung di waktu-waktu tertentu saja. Seperti menyelenggarakan piala dunia, Olimpiade, Sea Games, Asean Games, dan lain sebagainya.

Sebenarnya ini adalah tugas panitia. Namun panitia juga menggandeng EO sport event yang berpengalaman untuk mempermudah dan meringankan tugas panitia. Selain itu, EO yang profesional dan berpengalaman juga bisa memberi kontribusi agar acara bisa terselenggara dengan baik, profesional, dan memiliki kesan pada siapapun yang datang.

Tidak hanya di luar negeri saja. Sport event juga ada di beberapa pesta olahraga di Indonesia. Seperti penyelenggaraan PON atau pertandingan cabang olahraga tertentu. Dengan adanya sport event ini, acara pertandingan olahraga akan lebih berkesan dan berjalan sesuai dengan ekspektasi.

Corporate Event

Jenis-jenis event organizer dan contohnya selanjutnya adalah corporate event. Yaitu spesialisasi EO yang memberi jasa membantu event-event perusahaan. Lalu apa bedanya dengan marketing event? Kalau marketing event hanya membantu acara marketing saja. Sedangkan corporate event membantu perusahaan untuk acara lainnya.

Beberapa acara perusahaan yang melibatkan corporate event adalah acara family gathering, outing karyawan, atau acara yang berhubungan dengan peningkatan skill karyawan. Seperti pelatihan dan seminar pengembangan diri, workshop untuk meningkatkan ketrampilan karyawan, dan lain sebagainya.

Perusahaan akan bekerja sama dengan corporate event yang berpengalaman dan memiliki skill di bidang tersebut. Sehingga menemukan konsep yang unik, kreatif, relevan dengan tujuan, dan berkesan bagi peserta. Sehingga ketika karyawan kembali bekerja, memiliki semangat dan kinerja yang lebih baik daripada sebelumnya.

Government Event

Apa itu government event? Dari namanya saja sudah terlihat. Government event adalah EO yang membantu berbagai acara pemerintah. Seperti penyelenggaraan pameran UMKM, pameran berbagai produk lokal, acara sosialisasi peraturan tertentu, kampanye agenda kementerian tertentu, dan lain sebagainya.

Tidak hanya di kementerian saja. Government event juga ada di beberapa event pemerintah. Baik pemerintah pusat maupun pemerintah daerah. Tujuan penggunaan government event adalah agar semua agenda acara pemerintah bisa terlaksana dengan baik dan sesuai dengan harapan serta tujuannya.

Social Event

Berbeda lagi dengan social event. Social event adalah event organizer yang membantu acara individu maupun keluarga. Seperti acara ulang tahun, pesta pernikahan, acara aqiqah, atau acara lain yang berhubungan dengan momen-momen penting sebuah keluarga atau individu.

Tidak hanya menyusun konsep. EO ini juga mengurus semua kebutuhan selama acara berlangsung. Seperti pengadaan pelaminan, make up, catering, dekorasi, dan lain sebagainya. Termasuk juga berbagai sovenir jika penyelenggara meminta adanya sovenir untuk tamu.

Private Event 

Dan yang terakhir adalah private event. EO ini hanya menyediakan satu jenis layanan saja. Seperti wedding organizer yang hanya memberikan layanan untuk acara pernikahan saja. Spesialisasi inilah yang membuat private event menjadi lebih profesional.

Kami dari Java Mice Pro percaya setiap acara memiliki cerita unik dan tugas kami adalah membantu Anda menyampaikannya dengan sebaik mungkin. Jadinya Anda tidak perlu perlu repot memikirkan teknisnya. 

Nah, itulah jenis-jenis event organizer dan contohnya. Dari beberapa jenis EO di atas, kira-kira Anda akan memilih menggunakan yang mana?