Tak hanya tentang konsep, anggaran dalam sebuah event juga menduduki prioritas yang sangat penting. Karena tanpa anggaran yang cukup, acara apapun tidak akan bisa terselenggara dengan baik. Bahkan jumlah yang cukup saja masih berpeluang ada masalah jika tanpa ada skill mengelola anggaran acara dengan baik.
Anggaran tidak harus besar. Anggaran yang minim saja kalau bisa teknik pengelolaannya bisa menampilkan acara yang baik. Pertanyaan adalah bagaimana cara mengelola anggaran agar lebih efektif dan efisien? Artikel ini akan membahas selengkapnya untuk Anda.
Pentingnya Pengelolaan Anggaran
Kenapa anggaran perlu mengelolanya dengan baik? Karena budget atau anggaran adalah fondasi pada sebuah acara. Anggaran yang tidak dikelola dengan bijak rawan menjadi peluang pengeluaran tidak terduga dan pengeluaran tidak penting lainnya.
Inilah yang nantinya akan memberi dampak negatif yang cukup besar bagi acara. Bahkan yang seharusnya anggaran itu cukup menjadi kurang karena adanya banyak pengeluaran yang tidak penting dan tidak terduga lainnya.
Mengelola anggaran acara tidak hanya sebatas melakukan penghematan saja. Tapi juga mengalokasikannya secara strategis. Mana pos-pos yang harus mendapat anggaran maksimal, dan mana pos yang tidak harus diprioritaskan.
Alokasi strategis ini meliputi beberapa hal. Seperti melakukan efisiensi dalam penggunaan dana. Mengantisipasi pengeluaran yang tidak terduga. Memilih vendor yang tepat. Kualitas acara tetap maksimal tanpa harus menggunakan anggaran tambahan.
Baca Juga : 6 Tips Efektif Wawancara dengan EO untuk Negosiasi Harga dan Layanan
Tips Sederhana Mengelola Anggaran Acara
Agar tidak salah mengalokasikan anggaran, sebaiknya ketahui terlebih dahulu tips-tips sederhana mengelola anggaran acara berikut ini.
Mengetahui Konsep Acara
Hal pertama yang harus Anda ketahui adalah bagaimana konsep acara tersebut. Misalkan untuk acara pernikahan. Ketahui terlebih dahulu bagaimana konsep acara pernikahan tersebut. Apakah mengusung konsep adat, minimalis, internasional look, atau konsep unik yang membutuhkan detail unik juga. Semakin paham konsep, maka semakin mudah untuk membuat dan mengalokasikan anggaran.
Dengan mengetahui konsep juga, Anda bisa memilih vendor yang akan diajak kerja sama. Menentukan lokasi paling tepat di mana acara tersebut akan terlaksana. Berapa tamu undangan yang akan datang. Dan berbagai detail lainnya. Konsep yang baik akan mempermudah melakukan budgeting dengan baik pula.
Memilih Vendor yang Tepat
Sebelum memilih vendor yang tepat, sebaiknya lakukan riset kecil-kecilan terlebih dahulu. Anda bisa membandingkan minimal 3 vendor untuk setiap kebutuhan. Misalkan vendor panggung, sound system, make-up artist, catering, dan lain sebagainya. Dari ketiga vendor itu, pilih yang paling sesuai dengan kebutuhan.
Jangan hanya melihat dari harga murahnya saja. Tapi lihatlah apakah vendor tersebut mampu memberikan layanan sesuai dengan kebutuhan atau tidak. Setelah menemukan yang tepat, lakukan negosiasi cerdas dengan vendor. Karena negosiasi yang baik bisa menghemat biaya antara 20-30 persen.
Tentukan Skala Prioritas yang Baik
Tidak semua pos memerlukan anggaran yang besar. Maka dari itu, Anda harus bisa menentukan skala prioritas acara. Mana bagian yang harus mendapat prioritas dana yang besar dan mana yang bisa menggunakan dana secukupnya saja.
Misalkan acara pernikahan. Alokasi paling besar biasanya ada di dekorasi, dokumentasi, dan catering atau konsumsi. Untuk acara seminar dan konferensi bisnis, pos paling besar ada pada veneu, peralatan seminar, dan konsumsi. Sedangkan untuk acara entertainment, pos paling besar ada di panggung, sound system, pembawa acara, dan pencahayaan.
Menyiapkan Dana Cadangan
Pengeluaran darurat dalam sebuah acara sering saja terjadi. Maka dari itu, Anda harus mengalokasikan setidaknya 10% dari anggaran untuk mengantisipasi pengeluaran yang tidak terduga.
Seperti penambahan konsumsi yang mendadak, biaya tambahan vendor di luar perkiraan, tambahan tamu yang datang, perbaikan peralatan pada hari H, dan lain sebagainya. Dana cadangan inilah yang akan membantu Anda menghadapi risiko event yang tidak bisa diprediksi sebelumnya.
Baca Juga : 6 Ciri Perusahaan EO Terbesar di Indonesia
Memonitor Anggaran secara Berkala
Pengawasan terhadap penggunaan anggaran harus dilakukan secara berkala. Tujuannya adalah agar bisa melakukan efisiensi dan penyesuaian dana jika memang diperlukan.
Buatlah laporan keuangan harian atau mingguan. Catat apa saja pembayaran yang sudah Anda lakukan. Komitmen pembayaran apa saja yang harus selesai beberapa hari ke depan. Dan proyeksi sisa anggaran. Catat sebaik mungkin agar anggaran bisa teralokasikan dengan baik.
Sebisa Mungkin Hindari Pengeluaran yang Tidak Ada dalam Rencana
Kadang ada anggaran tambahan dadakan di luar kesepakatan awal. Seperti penambahan dekorasi dadakan hanya karena terinspirasi dari sosial media. Atau perubahan suvenir mendadak mendekati hari H. Atau penggunaan peralatan pengganti dengan harga yang lebih mahal. Ini termasuk pengeluaran yang tidak terduga.
Sebaiknya hindari hal-hal seperti ini. Kembalikan anggaran sesuai dengan kesepakatan di awal. Agar semua anggaran bisa teralokasikan dengan baik sesuai dengan tujuan acara.
Bagaimana? Ternyata mengelola anggaran acara bukan hal yang sulit, bukan? Anda bisa melakukan ini sendiri atau meminta bantuan pada event organizer profesional dan terpercaya untuk semua agenda acara penting Anda. Karena jika memang Anda butuh partner EO yang paham dunia MICE dari A–Z? Java MICE Pro hadir dengan solusi kreatif dan eksekusi presisi untuk setiap kebutuhan acara Anda. Jangan sungkan untuk kabari rencana hebat Anda ya!
