5 Peran Event Organizer dalam Sebuah Pertunjukan Sangat Penting

5 Peran Event Organizer dalam Sebuah Pertunjukan Sangat Penting

Peran event organizer dalam sebuah pertunjukan seni memang sangat penting. Baik seni tari, seni musik, atau seni lainnya yang melibatkan banyak pengunjung. Tidak hanya menyusun konsep acara saja. Tapi juga bertanggung jawab terhadap semua prosesi acara dari awal hingga akhir sesuai dengan konsep dan ekspektasi.

Pertunjukan seni yang melibatkan banyak orang memang bukanlah hal yang mudah. Karena selain harus sesuai dengan konsep dan tema, kadang juga melibatkan banyak pengunjung maupun pemeran dalam seni pertunjukan tersebut. Sehingga diperlukan peran event organizer berpengalaman agar hasilnya lebih memuaskan.

Apa Peran Event Organizer dalam Sebuah Pertunjukan?

Lalu apa peran event organizer dalam sebuah pertunjukan seni? Berikut pemaparan selengkapnya.

Merencanakan Acara

Hal pertama yang dilakukan oleh event organizer adalah mengadakan pertemuan dengan penyelenggara terkait perencanaan acara. EO akan mencatat apa saja visi atau tujuan penyelenggaraan pertujukan acara seni tersebut. Dengan mengetahui visi ini, EO akan mengetahui pula tema, konsep artistik dan berbagai detail lainnya.

Tak hanya itu. Dengan mengetahui detail acara, EO juga mengetahui detail acara, apa saja yang harus ada untuk kebutuhan produksi lalu mencari vendor di mana saja. Termasuk juga menemukan lokasi yang tepat, bagaimana perizinannya, hingga berapa besar total biaya yang diperlukan untuk penyelenggaraan pertujukan ini.

Penentuan lokasi ini sangat penting. Karena EO harus mempertimbangkan berapa kapasitas maksimal dari sebuah area pertunjukan. Apakah sesuai dengan kebutuhan acara atau tidak. Apakah bisa sesuai dengan konsep atau tidak. Termasuk apakah memungkinkan adanya panggung, pencahayaan yang maksimal, hingga detail lainnya.

Menentukan Vendor Terbaik

Untuk bisa mewujudkan tema konsep ini, EO juga harus berpikir menemukan vendor yang tidak hanya tepat. Tapi juga berpengalaman pernah menjadi partner EO sejenis. Seperti penyewaan lighting, panggung, dekorasi, dan lain sebagainya. Dan semua perencanaan ini harus selesai jauh-jauh hari sebelum hari pelaksanaan.

Setiap vendor harus memahami bagaimana tugas utamanya. Detail teknis apa saja yang harus mereka kerjakan dan waktu paling tepat untuk datang ke acara tersebut. Vendor juga harus memahami konsep seperti apa yang diinginkan oleh EO dan penyelenggara. Maka dari itu, EO harus memastikan vendor yang terpilih memiliki kualifikasi dan kemampuan menjalankan pertunjukan seni.

Sesampainya di lokasi, EO harus memastikan semua vendor bisa bekerja dengan baik. Seperti check sound system, panggung yang kokoh, serta dekorasi yang mendukung pertunjukan tersebut. Semua harus sudah sesuai dengan kebutuhan yang diinginkan oleh penyelenggara.

Pengelolaan Acara

Peran event organizer dalam sebuah pertunjukan selanjutnya adalah sebagai pengelola acara. EO harus memastikan bahwa semua persiapan telah selesai sebelum acara berlangsung. Tidak hanya mengelola acara saja. Tapi juga mengatasi berbagai masalah yang sewaktu-waktu bisa terjadi.

Misalkan bagaimana jika penonton melebihi kapasitas? Bagaimana menjaga keamanan di lokasi acara? Bagaimana jika tiba-tiba lighting mati dan berbagai kendala lainnya. Meski semua telah dipersiapkan dengan baik, kadang masalah seperti ini bisa muncul tiba-tiba.

EO harus bekerja sama dengan vendor untuk menyelesaikan berbagai masalah yang terjadi. EO harus memiliki kemampuan merespon dan berpikir cepat untuk menyelesaikan semua masalah-masalah tersebut. Tanpa kemampuan berpikir cepat, EO akan kesulitan mengatasi semua kendala tersebut.

Evaluasi Pasca Pertunjukan 

Tidak hanya sampai pada menjalankan acara saja. Peran EO juga diperlukan setelah acara pertunjukan selesai. Untuk apa? Tentu saja untuk mengevaluasi jalannya acara pertunjukan. Melihat kembali bagian apa saja yang belum bisa berjalan sesuai rencana serta apa saja yang telah berjalan sesuai rencana.

EO juga harus meminta umpan balik kepada penonton, penyelenggara, vendor, atau siapa saja terkait kinerjanya menangani acara pertunjukan ini. EO harus mau menerima semua kritik dan memperbaiki jika memang ada sesuatu masalah akibat kesalahannya. Termasuk juga melakukan ganti rugi jika terbukti karena kesalahannya.

Bagi EO yang sudah biasa terbiasa menangani acara pertunjukan, tentu saja lebih fasih menerjemahkan semua rencana menjadi realita. Tapi bagi yang belum pernah, membutuhkan waktu dan energi yang tidak sedikit untuk bisa menangani seni pertunjukan yang profesional.

Promosi Pertujukan 

Peran event organizer dalam sebuah pertunjukan juga meliputi promosi. EO juga bertanggung jawab untuk meningkatkan kesadaran membeli tiket. Serta meningkatkan minat penonton potensial untuk menonton pertunjukan ini dengan berbagai cara. Baik cara offline maupun cara online.

Cara offline biasanya meliputi pembuatan baliho, Billboard, spanduk, ataupun selebaran. Tujuannya adalah memberi informasi kepada masyarakat terkait adanya pertunjukan seni yang akan diselenggarakan di waktu dan lokasi tertentu. 

Sedangkan cara online bisa menggunakan berbagai trik media sosial. Seperti membuat video teaser untuk promosi di berbagai platform internet. Juga bisa membuat gambar-gambar pamflet elektronik untuk memberi pengumuman terkait pertunjukan seni yang akan dilakukan.

Selain itu, EO juga berperan mencari sponsorship dari berbagai pihak yang relevan. Mencari pendanaan agar pertunjukan bisa berjalan dengan maksimal. Pendanaan dari sponsor ini bisa didapatkan dari mana saja. Mulai dari pihak pemerintah, perusahaan, atau berbagai sanggar seni yang berminat mendukung pertunjukan tersebut.

Event organizer seperti Java Mice Pro bisa memberi peran yang cukup penting bagi sebuah pertunjukan. Tidak hanya sebatas menyusun rencana. Tapi juga bertanggung jawab agar pertujukan ini bisa berhasil sesuai dengan rencana. Termasuk juga mempromosikan dan mencari sponsorship yang bisa mendanai pertujukan ini. 

Maka tak heran jika peran event organizer dalam sebuah pertunjukan sangat menentukan apakah pertunjukan sesuai dengan ekspektasi atau tidak.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *