Setiap tahun selalu Semarang dan sekitarnya selalu menggelar event-event besar. Beberapa di antaranya seperti karnaval memperingati hari jadi Kabupaten Semarang, festival seni dan tradisi budaya, festival bunga, festival atau pawai Cheng Ho, pameran wisata, bazzar kuliner, pergelaran musik, dan masih banyak lagi. Semua event besar tersebut tentu saja tak terlepas dari keterlibatan event organizer Semarang di dalamnya.
Peran dan EO untuk keberlangsungan sebuah event terbilang penting. Terlebih pada acara-acara besar yang sudah pasti akan mendapat sorotan dari media dalam dan luar negeri.
Pastinya, goal acara tersebut harus tercapai sebagaimana yang terencana di awal dan minim risiko. Saking repotnya, tidak mungkin kita dapat melakukan segala sesuatunya sendiri. Atas alasan itulah klien mempercayakan EO untuk mengurus segala sesuatunya dari awal sampai akhir.
Java Mice Pro – +6285799991272
Persiapan yang harus Event Organizer Semarang Lakukan
EO Mice Semarang, sebut saja salah satunya yang dapat membantu klien untuk mewujudkan berbagai jenis event dengan segala kelengkapan yang modern, canggih, dan spektakuler. EO juga memiliki divisi-divisi khusus yang akan bekerja sesuai dengan skill mereka masing-masing.
Satu yang pasti agar sebuah event sukses terlaksana, EO akan melakukan beberapa persiapan jauh sebelum jadwal acara. Beberapa bentuk persiapan yang harus ada tersebut antara lain:
General Meeting antara Event Organizer Semarang dan Klien
General meeting bisa kita sebut juga dengan rapat besar yang melibatkan EO dengan klien. Dalam rapat ini akan membahas poin-poin pokok berkenaan dengan event yang akan terselenggara, semisal konsep acaranya ingin seperti apa, targetnya siapa, budgetnya berapa, dan lain sebagainya. Semua itu bertujuan untuk membangun pondasi yang kuat atas rencana sebuah acara. Apabila pondasinya kuat, maka kemungkinan besar event tersebut akan berjalan sukses.
Rangkuman kesepakatan pada general meeting tersebut jadi blueprint untuk EO dalam menyusun langkah-langkah berikutnya.
Java Mice Pro – +6285799991272
Baca Juga : Butuh Jasa Sewa Lighting? Ya, Sewa Lighting Semarang Jawabannya!
Menyusun Anggaran Biaya
General meeting tidak terlepas dari pembahasan seputar biaya yang terpakai. Biaya bisa menjadi “nadi” dari terlaksananya sebuah acara. Tanpa biaya, tiada mungkin sebuah event dapat terwujud. Meski demikian, EO yang profesional tidak akan menetapkan harga pasti untuk pelaksanaan sebuah event. Sebab, perkara budgeting sifatnya tidak absolut. EO akan mewujudkan event sesuai dengan seberapa besar budget klien.
Menyusun anggaran sangat penting untuk mengontrol pengeluaran agar tidak over budget. Budget akan terbagi ke dalam beberapa pos divisi dengan nominal yang berbeda-beda sesuai kebutuhan, seperti divisi yang mengurus keperluan lighting, divisi audio dan sound system, divisi dokumentasi, divisi dekorasi, dan lain sebagainya.
Mempersiapkan Check List
Begitu kompleksnya hal-hal yang perlu persiapan, sementara ingatan manusia itu terbatas, maka semua tim yang terlibat wajib punya check list untuk memastikan tidak ada tugas yang terlewatkan. Sebab, satu hal saja yang terlupa kadang efeknya bisa sangat fatal untuk kelancaran event. EO profesional pasti akan menghindari kealpaan tersebut demi menjaga reputasi mereka.
Java Mice Pro – +6281215804030
Menyusun Pembagian Tugas dan Tenggat Waktu
Persiapan lainnya yang biasa EO MICE Semarang lakukan dalam menyelenggarakan sebuah event ialah menyusun pembagian tugas untuk seluruh tim yang terlibat beserta timelinenya. Pembagian tugas berguna agar setiap orang paham atas apa yang menjadi tanggung jawabnya.
Menghindari terjadinya overlapping tugas yang membuat timpang sebelah dan risiko sulitnya meminta pertanggungjawaban. Sementara timeline berguna untuk memperkirakan seberapa panjang waktu yang terpakai secara keseluruhan. Misalkan dari awal pengerjaan sampai penyelesaian. Jangan sampai misi dengan deadline tidak berimbang sehingga goal tidak tercapai maksimal.
Menyusun Rundown Acara
Rundown merupakan daftar susunan acara yang akan ada pada saat event berlangsung. Rundown bukan saja berguna agar acara berjalan secara sistematis, tapi juga mencegah kebobolan waktu serta konsep yang keluar jalur.
Penyusunan rundown sudah ada saat general meeting. Namun menjelang hari H, tidak menutup kemungkinan rundown tersebut mengalami beberapa perubahan mengikuti kondisi yang terjadi di lapangan.
Misal, MC yang ternyata berhalangan hadir karena sakit, tempat acara yang tiba-tiba mengalami kerusakan karena musibah di luar prediksi, dan lain sebagainya. Meski demikian, EO biasanya sudah mempersiapkan alternatif untuk kemungkinan-kemungkinan lain yang bisa saja terjadi.
Java Mice Pro – +6281215804030
Menghubungi Vendor-vendor yang Ingin Terlibat
Big event pasti melibatkan banyak vendor di dalamya, seperti endor catering, vendor gedung, vendor bridal, vendor transportasi, dan lain sebagainya. EO akan memilihkan vendor-vendor terbaik sesuai dengan budget kliennya, sekaligus menghubungi jauh-jauh hari untuk menjalin kerja sama.
Mempersiapkan Materi Promosi
Tak ketinggalan, pihak EO juga akan mempersiapkan materi promosi supaya masyarakat tahu. Dari promosi, kita juga bisa mengukur seberapa besar respons publik terhadap event tersebut.
Baca Juga : 6 Kelebihan Menggunakan Jasa Event Organizer.
Melakukan Final Check
Mendekati hari H EO akan melakukan final check. Tujuannya untuk mengetahui bagaimana progress dari persiapan-persiapan yang telah dilakukan. Apakah semua berjalan sebagaimana mestinya atau ada bagian-bagian tertentu yang membutuhkan revisi.
Seperti itu gambaran dari persiapan yang biasa event organizer Semarang lakukan saat menangani acara klien. Bagi yang tidak mau repot mengurus segala sesuatunya sendirian, melibatkan EO memang keputusan paling tepat.